Juni 2018 - Aktuellt

Digitalisera och få mer tid åt det du gör bäst

Minimera antalet pärmar och papper och frigör tid till det du är bra på. Johan Gabrielsson på Yrev reder ut varför och för vem digital fakturahantering är en bra idé.

Varför bör man övergå till digital bokföringstjänst?

”En digital tjänst kan spara ett företag väldigt mycket tid. Tid som du istället kan ägna åt arbete som drar in pengar till företaget. Samtidigt som du frigör tid, blir det administrativa arbetet betydligt smidigare och den fysiska hanteringen i bokföringen försvinner nästan helt. Du slipper allt vad sprätta kuvert och hålla ordning på pärmar heter.”

Hur fungerar en digital hantering?

”Med en digital tjänst slipper du i princip all fysisk hantering. En gång om dagen får du ett mail med en länk. Du klickar på länken och ser alla inkomna fakturor. Att godkänna tio fakturor tar ungefär två minuter.”

”När det är dags för revision får revisorn tidsbegränsad tillgång till din digitala bokföring. På det sättet kan revisorn hjälpa sig själv och du slipper lägga tid och möda på att leta upp gamla dokument. Omfattade hantering blir smidigare, helt enkelt.”

Tar det lång tid att lära sig?

”Eftersom det är en automatisk tjänst du köper, så behöver du egentligen inte lära dig någonting alls. Du behöver bara ha tillgång till din egen e-post. Yrev finns med dig hela vägen och visar hur det fungerar.”

Är det lönt för små företag att använda digital fakturahantering?

”Även för små företag ger en digital hantering både sparad tid och ökad säkerhet. Har du bara tre eller fyra fakturor i månaden kanske det inte är lönt. Men så snart du känner att fakturahanteringen tar tid från din egentliga verksamhet, då är det dags att överväga en digital hantering.”

Hur stora förändringar krävs?

”Den tjänst vi valt att arbeta med är anpassad för att samarbeta med de allra flesta ekonomisystem som finns på marknaden. För oss på Yrev är det också viktigt att alltid arbeta utifrån vad varje företag behöver. Du kan alltid ställa in tjänsten efter dina befintliga rutiner, så att rätt fakturor kommer till rätt attestant till exempel.”

”Med den digitala tjänsten får du en ny fakturaadress i form av en e-post. Om du har leverantörer som vill fortsätta skicka pappersfakturor kan de fortfarande göra det, då läses de in automatiskt istället så att du ändå får dem digitalt.”

Vad vinner man som företagare?

”De tre absolut största vinsterna med digital hantering är tidsbesparing, säkerhet och sökbarhet. All den tid du lägger på manuell hantering, arkivering och letande – den tiden kan du som företagare ägna åt att göra det du hellre vill göra och är bra på.”

”Dessutom är dina fakturor är säkra från alla håll, du kan varken slarva bort dem eller missa att signera dem. När du behöver en gammal faktura så slipper du bläddra i pärmar och hyllor, du bara loggar in och söker på leverantör, produkt eller datum för att hitta rätt.”