Oktober 2018 - Succéhistorier

Digital bokföring sparar 50 dagars arbete varje år

För fyra månader sedan började Tobias Ohlsson använda en digital bokföringstjänst. För två månader sedan kunde han inte längre förstå varför han inte börjat redan för ett år sedan. På en vecka räknar han med att slippa nästan en hel dags arbete. På ett år blir det upp till 50 arbetsdagar. Som nu blir 50 dagar att ägna åt annat.

Att driva restaurang i Malmös absoluta centrum

Sedan hösten 2012 äger och driver Tobias Ohlsson restaurangen Lilla Husman i Malmö. Restaurangen ligger mitt i folkhavet inne på Malmö centralstation. Hit kommer tjänstemän från kringliggande företag för att äta lunch, svenska och internationella kändisar som tar med sig mat på resan, men också ensamma människor som egentligen mest är ute efter sällskapet. ”Det här är ett otroligt häftigt ställe att driva restaurang på”, berättar Tobias, ”jag älskar direktkontakten jag får med de olika människorna här. Jag vet inte vad jag skulle göra om jag inte fick arbeta med det jag gör idag.”

Tar hjälp utifrån för att komma framåt

Innan Tobias tog över Lilla Husman hade han arbetat länge inom branschen. Detta blev hans första egna satsning. ”Det har aldrig funnits för mig att inte ta hjälp utifrån”, säger han. ”Jag tar mycket hjälp från vänner som driver eget, från mitt fackförbund och från Yrev som jag samarbetat med i fem år nu. Man måste vara öppen för att ifrågasätta sig själv, annars gör man samma sak år efter år.”

Digital bokföring sparar både tid och snedsteg

”Digital bokföring kändes stort och komplicerat. Min rädsla var att tappa kontrollen”, erkänner Tobias. Han berättar om hur hela lördagarna förut gick åt att räkna dagskassor och betala fakturor. ”Nu funkar bokföring som resten av mina arbetsuppgifter. Arbetet kommer efter hand, jag och personalen har gjort vissa förändringar så att vissa delar av mitt arbete även kan utföras av andra i personalen. Jag attesterar fakturor mellan varven och är klar när jag går hem för dagen.” Gällande kontrollen har han ändrat uppfattning. ”Ju mer teknik inblandat, desto lättare är det att felsöka. Nu kan både jag och Yrev alltid se vad som gått snett och varför. Jag tappade inte kontrollen. Tvärtom.”

Yrev kan siffror, Lilla Husman kan mat

För Tobias är samarbetet med Yrev självklart. ”Jag förstår mina åtaganden som företagare, men jag slipper dem gärna”, skrattar han. ”Yrev är duktig på siffrorna, då kan de få göra det. Jag är bra på maten, då kan jag göra det.” Tobias berättar hur det som förut var en pärm proppfull med papper varje månad, idag endast är ett kuvert per månad. ”Den tunga hanteringen av dagskassor har försvunnit med den digitala övergången. Kassorna skickar filerna direkt till Yrev. Lilla Husman utan Yrev, det existerar inte.”

Ett samarbete i nöd och lust

På frågan om hur hans vardag hade sett ut utan Yrev, svarar Tobias: ”kaos”, och skrattar. ”Jag värdesätter Yrev. ”Jag har inga planer på att lämna Yrev, så kan jag säga.” Han avslutar med ett brett leende.